Sua Missão como CS
Entenda o que é esperado de você todos os dias
Você é o CS (Customer Success / Sucesso do Aluno) do Instituto Rafa Medeiros. Sua função é garantir que cada aluno da mentoria "Influência e Conversão" tenha a melhor experiência possível e alcance resultados reais durante os 6 meses de acompanhamento.
🏛 O que é o Instituto Rafa Medeiros?
O Instituto oferece uma mentoria de 6 meses chamada "Influência e Conversão", focada em profissionais da saúde (dentistas, cirurgiões plásticos, capilares, etc.) que querem aumentar seu faturamento através de técnicas de influência, eneagrama e conversão em consultas.
🔑 Suas Responsabilidades Principais
- Recepção: Dar boas-vindas e criar o grupo do aluno no WhatsApp
- Onboarding: Conduzir a reunião inicial apresentando a mentoria
- Acompanhamento Semanal: Contatar cada aluno toda semana no grupo
- Agendamentos: Agendar mentorias individuais e treinamentos
- ClickUp: Manter todas as informações do aluno atualizadas diariamente
- Depoimentos: Salvar provas sociais imediatamente
- FAQ: Consultar respostas padrão antes de responder
- Relatório Semanal: Enviar até sexta 12h
- Eventos: Organizar convites e grupos para eventos presenciais
Regra de Ouro: Responda às interações do aluno em até 10 minutos. A velocidade de resposta define o nível de confiança e engajamento do aluno.
Público: São profissionais da saúde de alto padrão — pessoas exigentes. Sua comunicação deve ser profissional, acolhedora, clara e objetiva. Nunca em tom acusatório, sempre perguntando com educação.
Ferramentas do Dia a Dia
Onde você vai trabalhar todos os dias
WhatsApp
Canal principal. Grupos individuais com cada aluno. Use no celular e computador.
ClickUp
Gestão da jornada do aluno. Dados, fases, agendamentos. Use no computador.
Trello
Suas tarefas diárias. Organização pessoal. Funciona no celular também.
Zoom
Reuniões de onboarding e mentorias. Sempre pelo computador (compartilhar tela).
Google Drive
Materiais de apoio, depoimentos, contratos, copys de eventos.
Calendly
Agendamento de mentorias (Rafa, Cris, Bianca).
ZapSign
Assinatura digital de contratos.
Even3
Inscrições para eventos presenciais.
Dica prática: Mantenha o computador sempre por perto. WhatsApp e Trello funcionam no celular, mas o ClickUp e reuniões Zoom precisam do computador.
Passo 1 — Recepção de Novo Aluno
Primeiro contato do aluno com o CS
Quando um novo aluno adquire a mentoria, a automação do ClickUp normalmente cria o grupo de WhatsApp automaticamente. Sua responsabilidade é verificar se tudo foi criado corretamente.
O que é o Grupo de Acompanhamento Individual?
É o canal oficial no WhatsApp entre o aluno, o Rafa e o time. É uma das 5 entregas oficiais da mentoria e serve para:
- Relacionamento e aquecimento com o aluno
- Dúvidas e esclarecimentos
- Agendamentos
- Acompanhamento do desenvolvimento
- Comunicação contínua durante toda a mentoria
Se a automação criou o grupo Cenário Normal
Confira se os membros corretos estão no grupo e prossiga com as boas-vindas.
Se a automação NÃO criou o grupo Ação Manual
1
Crie o grupo manualmente no WhatsApp
Insira obrigatoriamente: Rafa, Bianca, Kauany, Contato Time Comercial, Você (CS responsável) e o Aluno.
⏰ Prazo: Imediato — sem exceções
Boas-Vindas — Copys Padrão
Envie as seguintes mensagens no grupo, imediatamente após o aluno entrar:
📋 Copy 1 — Boas-vindas
@, seja bem vindo! 👏🏻
Muito prazer! Sou a [SEU NOME], responsável pelo Sucesso do Aluno aqui no Instituto Rafael Medeiros e minha função é cuidar dos acessos, plataforma e desempenho de vocês nas aulas durante seu acompanhamento.
Desde já estou à disposição!📋 Copy 2 — Agendar Onboarding
@,
Para ter acesso a toda nossa plataforma e sua trilha de desenvolvimento de maneira imediata e para que entenda como funcionam, aulas, vídeos e materiais de apoio, preciso de 20min do seu tempo para nossa call de Onboarding.
Ela é bem rápida e direto ao ponto, conseguimos marcar entre hoje e amanhã no período da manhã?
Quais seriam os melhores horários pra você?⏰ Prazo: Imediato após aluno entrar no grupo
Passo 2 — Onboarding com Aluno
Reunião de apresentação da mentoria (Zoom, ~20 min)
A Reunião de Onboarding é o primeiro contato estratégico do aluno com você. Objetivo: alinhar expectativas, gerar segurança e preparar o aluno para a jornada.
⏰ Agendar em até 1 dia após entrada do aluno
Postura: Profissional, acolhedora, comunicação clara e objetiva. A experiência inicial define o nível de confiança e engajamento ao longo de toda a mentoria.
Roteiro Obrigatório de Onboarding (9 etapas)
1
Boas-vindas e acolhimento
Receba o aluno de forma calorosa. Reforce que ele será acompanhado de perto durante toda a jornada.
2
Apresentação da Plataforma — Academia de Influência
Mostre como acessar a plataforma, quais aulas assistir primeiro e por que elas são importantes. Módulos iniciais: Eneagrama (11 aulas) + Influência e Conversão (6 aulas iniciais).
3
Apresentação do Protocolo Irresistível
Explique que é o único documento que o aluno preenche. É pré-requisito obrigatório para agendar a 1ª mentoria individual com o Rafa. Oriente como preencher.
4
Apresentação do Cronograma de Acompanhamento
Explique: duração de 6 meses, mentorias individuais, avaliações, acompanhamento no grupo, eventos presenciais e todos os acessos.
5
Apresentação do Manual Completo do Aluno
O guia prático para aplicação do método. O Rafa pede que o aluno imprima o material — a implementação acontece com o manual em mãos no consultório.
6
Liberação de acesso à Plataforma
Libere o acesso durante a reunião. Confirme em tempo real se o aluno recebeu o e-mail. Nenhum onboarding é finalizado sem essa confirmação.
7
Teste de Personalidade (Eneagrama)
Verifique se o aluno já fez o teste. Se não, oriente quando e como fazer. Link: rafamedeiros.com/seu-codigo
8
Envio da Agenda de Eventos Presenciais
Encaminhe o link da agenda + copy padrão explicando a importância de participar. Link: rafamedeiros.com
9
Encerramento e alinhamento final
Informe que tudo apresentado na reunião será enviado no Grupo de Acompanhamento, para fácil acesso posterior.
Links de Referência
Passo 3 — Pós-Onboarding
Envio de materiais imediatamente após a reunião
⏰ Prazo: Imediatamente após finalizar a reunião
Envie no grupo as seguintes mensagens na ordem abaixo:
📋 Copy 1 — Lembrete de Conteúdos
@[NOME],
Foi um prazer te conhecer!
Lembrete sobre os Conteúdos:
1️⃣ PARA ASSISTIR:
Domine as 9 Personalidades do Eneagrama:
Módulo: Decifrando as Personalidades
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/domine-as-9-personalidades-do-eneagrama/132096/740601
Influência e Conversão:
Módulo: 1 - Aula: 0 - Definição da persona
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/781184
2️⃣ PARA PREENCHER:
1. Construção do Protocolo Irresistível;
Encaminho abaixo o protocolo para construção, junto com nosso cronograma e o manual completo do aluno. Após assistir às aulas e preencher o documento, vamos agendar sua primeira Call individual com o Rafa!
Dúvidas ou suporte, estou aqui à disposição! Conte comigo!📋 Copy 2 — Teste de Personalidade
@[NOME],
Abaixo segue o link para fazer o seu teste e descobrir sua personalidade. Tire um print para não perder o resultado e compartilhe conosco, vamos adorar saber!
Siga as orientações para realizar o teste
https://youtu.be/tZHgHYxjm7Q
Link do teste 👇🏻
https://rafamedeiros.com/seu-codigo/📋 Copy 3 — Agenda de Eventos
🚀 CONFIRA NOSSA AGENDA DE EVENTOS PRESENCIAIS
Você está oficialmente convidado(a) a participar de todos os nossos eventos presenciais!
Esses encontros são uma extensão poderosa da nossa jornada aqui dentro onde você vai viver uma experiência de profunda transformação!
Durante os eventos, você terá acesso a:
✅ Método Influência Máxima na prática
✅ Apostila Bíblia da Influência (impressa) 📘
✅ Networking com profissionais referência 🤝
✅ Acelerar seus resultados colocando o método em prática e tirando suas dúvidas ao vivo
✅ E, principalmente, sair energizado(a) e mais preparado(a) para subir de nível!
👉 Confere a agenda completa aqui e escolhe qual vai ser o seu próximo passo presencial
✅ https://rafamedeiros.com/
Esperamos você!Depois, envie os 3 documentos no grupo:
Passo 4 — Agendamentos
Agendar mentorias individuais e treinamentos
Os agendamentos são sua responsabilidade direta. Podem acontecer de duas formas: o aluno pede no grupo OU você contata proativamente no acompanhamento semanal.
Regras de Agendamento
- Ofereça no mínimo 2 opções de datas e horários, em períodos diferentes
- Após confirmação do aluno, registre imediatamente na agenda oficial (Calendly)
- Atualize manualmente o ClickUp com o agendamento registrado
Links das Agendas
Falhas de agendamento impactam diretamente a experiência, o engajamento e os resultados do aluno. Sempre confirme e registre.
Passo 5 — Acompanhamento Semanal
Contato ativo com cada aluno toda semana
Semanalmente, entre em contato ativo com cada aluno no grupo para: aquecer o relacionamento, verificar engajamento, identificar travamentos e orientar os próximos passos.
📅 Prazo: Toda quinta-feira
O acompanhamento semanal não é opcional e não deve ser reativo. Você deve antecipar necessidades e conduzir o aluno.
Copys por Fase do Aluno
📌 Fase 1 — Agendar 1ª Mentoria
Use quando o aluno ainda não completou as aulas iniciais e/ou o Protocolo Irresistível.
Opção 1
Olá @[NOME]!! Tudo bem com você? Passando pra saber se você conseguiu preencher o protocolo e assistir as aulas iniciais para agendarmos nossa 1ª mentoria, como está??Opção 2
Olá @[NOME]!! Tudo bem com você? Como está seu progresso com as aulas iniciais e com o protocolo? Conseguiu finalizar pra agendarmos nossa 1ª mentoria? 🚀📌 Fase 2 — Agendar treinamentos ou 2ª/3ª mentoria
Use para alunos que já fizeram a 1ª mentoria e estão aplicando o método.
Opção 1
Olá @[NOME]!! Tudo certo por ai?
Como tem sido seu progresso com o método por ai desde a ultima semana? Como está a aplicação?Opção 2
Olá @[NOME]!! Tudo bem ai? Passando pra ver como estão os treinos e aplicação do método por ai?
Lembre sempre: não é sobre técnica, é sobre energia, intenção e aplicação. Quanto mais treina, mais autoridade.
Nos dê feedback de como está fluindo…Opção 3
Olá @[NOME]! Como estão seus resultados por ai? Conseguindo aplicar todas as fases do método?Opção 4
Olá @[NOME]!!! Como está seu progresso com a aplicação do método por ai?? Quais resultados ja sentiu? Vamos acelerar para a próxima fase?Opção 5
Olá @[NOME], como está?
Passando pra ver como está sua prática diária e pra reforçar: você não está criando uma consulta... está estruturando todo o seu jogo.
Cada detalhe que treinar do método (da conexão até o fechamento com entrega de caixa) é o que te prepara e aumenta sua conversão.
Como estão os treinamentos e aplicação do método?Opção 6
Olá @[NOME]!! Tudo bem ai?
Passando pra ver como está sua prática diária por ai e te lembrar: o que vai te colocar na elite é a aplicação diária do método com força e intenção.
Como estão as aplicações dos protocolos e os treinos da Oferta? Quais resultados você tem sentido?Opção 7
Olá @[NOME]! Como você está??
Só passando pra te lembrar: você não está treinando um script... você ta se tornando o número 1 do seu mercado em influência.
Cada conexão feita com intenção e cada oferta feita com verdade... é um passo mais perto do seu faturamento recorde.
Como tem sido a aplicação do método até aqui?Acompanhamento Mensal
Na última semana de cada mês, organize a lista de alunos ativos que receberão um áudio do Rafa no grupo individual, perguntando sobre o fechamento do mês.
📅 Prazo: Último dia do mês
Passo 6 — Copys Pós-Mentoria
Mensagens a enviar imediatamente após cada mentoria com o Rafa
⏰ Prazo: Imediatamente após finalizar a mentoria
🔥 Após 1ª Mentoria Individual com Rafa
Copy 1 — Motivacional + link da aula ao vivo
@[NOME], na aula de hoje você deu um passo importante nas suas consultas a partir de agora.
Lembre-se sempre dos 3 C's: Conexão - Condução - Conversão
Agora falta o toque final: mostrar você que se conecta, acompanha e comemora com o resultado de cada paciente.
Treina com foco, pelo menos 30 minutos todos os dias, e daqui a 15 dias estará pronta para a avaliação com a Bianca!
Conte com todo nosso time!
Segue a aula ao vivo com o Rafa Medeiros para você treinar! 👇🏻
[LINK DA AULA GRAVADA]Copy 2 — Orientações para avançar para 2ª mentoria
@[NOME],
Segue orientações para avançarmos para a 2ª mentoria individual com o Rafa 🔥
ASSISTIR:
Aula 1 - Conexão emocional
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745584
Aula 2 - Perguntas Mágicas
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745585
Aula 4 - Oferta Irresistível
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745589Copy 3 — Mecanismo de Influência personalizado
@[NOME],
Abaixo está o método completo personalizado pra você! Qualquer dúvida estamos aqui. 🔥
Ideal que treine pelo menos 30 min por dia todas as fases pra pegar bem.
[LINK DO MECANISMO DE INFLUÊNCIA]🔥 Após 2ª Mentoria Individual com Rafa
Copy 1 — Link da mentoria
Olá @[NOME]!! Tudo bem com você?
Segue link da mentoria de hoje para você revisar e treinar:
[LINK]Copy 2 — Aulas para avançar
@[NOME],
Segue orientações para avançarmos para a 2ª mentoria individual com o Rafa 🔥
ASSISTIR:
Aula 1 - Conexão emocional
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745584
Aula 2 - Perguntas Mágicas
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745585
Aula 4 - Oferta Irresistível
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745589🔥 Após 3ª Mentoria Individual com Rafa
Copy 1 — Link da mentoria
Olá @[NOME]!! Tudo bem com você?
Segue link da mentoria de hoje para você revisar e treinar:
[LINK]Copy 2 — Aula de Negociação
@[NOME],
Segue orientações para avançarmos para o 3º ENCONTRO INDIVIDUAL COM RAFA 👇🏻
ASSISTIR:
1️⃣ Influência e Conversão
Assistir aula 6: Negociação e objeção
https://academiadeinfluenc.astronmembers.com/curso/influencia-conversao/132488/745596Passo 7 — Mecanismo de Influência
Documento personalizado gerado após a 1ª mentoria
O Mecanismo de Influência e Conversão é a base de entrega da mentoria — é o OURO pro aluno. Após a 1ª mentoria individual, você deve criar e entregar o mecanismo personalizado.
⏰ Prazo: Enviar ao aluno logo após a finalização da 1ª mentoria
Como criar o Mecanismo — Passo a Passo
1
Pegue o link da 1ª mentoria gravada
O Rafa disponibiliza no grupo oficial do CS.
2
Copie a transcrição de toda a reunião
Copie todo o texto da transcrição da gravação.
4
Copie o resultado e passe para um Google Docs
O agente gera o mecanismo personalizado. Copie, formate no Google Docs e envie ao aluno no grupo.
Passo 8 — Inativação (6 Meses)
Processo de encerramento da mentoria ativa
Após 6 meses de acompanhamento, o aluno precisa ser inativado no ClickUp.
Processo
- Reúna a lista de alunos que completaram 6 meses
- Encaminhe à gestão (Kauany) para aprovação
- Após aprovação, inative os alunos no ClickUp
Após inativação, o aluno ainda recebe convite para eventos presenciais por mais 3 meses consecutivos.
Última Copy — Antes da Inativação
📅 Prazo: Última semana de acompanhamento ativo
📋 Copy de despedida
Olá!! Como você está por ai?
Começou o ano e sabemos que você pode estar na correria por ai... passando aqui pra reforçar que nosso canal de comunicação segue aberto caso precise de algum ajuste ou orientação final com o método.
Estamos aqui à sua disposição para somar nos seus resultados e seguir avançando!
Bora fazer valer o que já foi plantado!ClickUp e Automação
Central de gestão da jornada do aluno
O ClickUp centraliza tudo sobre cada aluno: dados pessoais, especialidade, eneagrama, fases, agendamentos, contratos, eventos e observações.
O ClickUp deve ser alimentado diariamente e atualizado imediatamente após qualquer evolução, interação ou mudança de status do aluno.
Cadastro de Novos Alunos
✅ Cenário Normal — Automação funcionou
O comercial fecha a venda e a automação cria automaticamente:
- Cadastro do aluno no ClickUp
- Registro de informações pessoais
- Criação do grupo de acompanhamento
- Elaboração do contrato
Sua ação: Confira se está tudo certo e prossiga com o acompanhamento.
⚠ Cenário Manual — Automação falhou
Você passa a ser responsável por todo o processo:
- Cadastrar manualmente: Link de cadastro manual
- Criar o grupo de acompanhamento no WhatsApp
- Elaborar o contrato de prestação de serviços
- Solicitar no grupo do CS as informações que faltam
⏰ Prazo: Imediato
Informações para atualizar diariamente
| Informação | Quando atualizar |
|---|---|
| Perfil Eneagrama / atipicidades | Assim que o aluno informar no grupo |
| Agendamentos de mentorias | Imediatamente após confirmação |
| Fase atual do aluno | Após cada avanço |
| Participação em eventos | Até 1 semana após o evento |
| Observações relevantes | Sempre que houver |
Estrutura no ClickUp
1 aluno = 1 tarefa principal. Tudo sobre esse aluno está armazenado neste espaço. Dados, fases, entregas, agendamentos, contratos e observações — tudo em um só lugar.
Alunos Ativos vs. Inativos
- Ativos: Dentro do período de 6 meses desde a entrada
- Inativos: Já completaram os 6 meses (independente de resultados)
Na última semana de cada mês, avalie quais alunos estão próximos do vencimento e envie a lista para a gestora.
Fases da Mentoria no ClickUp
Como acompanhar e atualizar o progresso de cada aluno
Cada aluno percorre fases dentro do ClickUp. É essencial que você atualize a fase corretamente para que a gestão tenha visibilidade do progresso.
Fases da Jornada
Fase 1 — Agendar 1ª Mentoria
Aluno acabou de entrar. Precisa assistir aulas iniciais + preencher o Protocolo Irresistível para poder agendar.
Fase 2 — Agendar Treinamentos / 2ª e 3ª Mentorias
Aluno já fez a 1ª mentoria. Está aplicando o método e treinando. Agendar treinamentos com o time e/ou próximas mentorias com o Rafa.
Fase 3 — Aplicação e Acompanhamento Contínuo
Aluno já completou as mentorias. Em fase de aplicação contínua do método com acompanhamento semanal.
Conclusão / Inativação
6 meses completos. Processo de inativação no ClickUp.
Como atualizar a fase
- Abra a tarefa do aluno no ClickUp
- Localize o campo de Fase/Status
- Selecione a fase correta baseada no progresso atual
- Adicione observações relevantes no campo de notas
Como filtrar alunos por fase
Use os filtros do ClickUp para ver rapidamente quais alunos estão em cada fase. Isso é essencial para montar o relatório semanal e para priorizar quem precisa de atenção.
Dica: Sempre que fizer o acompanhamento semanal (quinta-feira), aproveite para atualizar a fase de cada aluno no ClickUp no mesmo momento.
Trello
Organização das suas tarefas diárias
O Trello é seu gestor de tarefas pessoal. Registre tudo que precisa fazer no dia — por menor que seja.
Estrutura do Quadro
| Coluna | O que vai aqui |
|---|---|
| A Fazer | Tarefas separadas por dia |
| Em Andamento | O que você está fazendo agora |
| Concluído | Tarefas que já foram feitas (dê check) |
Boas Práticas
- Separe as tarefas por dia
- Dê check conforme for concluindo
- Inclua tudo: retornos pendentes, acompanhamentos, ajustes
- A gestão (Kauany) tem acesso e usa para saber o que delegar para você
Funciona no celular! Use para anotar tarefas rápidas quando não estiver no computador.
Relatório Semanal de Acompanhamento
Visibilidade da evolução dos alunos para a gestão
📅 Prazo: Sexta-feira até 12h, após realização do Acompanhamento Semanal
Extraia as informações do ClickUp e preencha o modelo abaixo. Envie no grupo oficial do CS.
📊 Modelo do Relatório
Período: xx a xx
Responsável: [Seu Nome]
Alunos ativos por Especialidade: (listar nº por área)
- Alunos com mentoria agendada — META: 10/semana
- Alunos com treinamento agendado — META: 15/semana
- Alunos em fase de agendar 1ª mentoria — listar nomes
- Alunos em fase de agendar 2ª mentoria — listar nomes
- Alunos em fase de agendar 3ª mentoria — listar nomes
- Alunos em fase de agendar treinamento 1, 2 ou 3 — listar nomes
- Alunos que concluíram 6 meses ou finalizaram 3 Calls — listar nomes
- Alunos desengajados (sem resposta há 14+ dias) — listar nomes
- Clientes com potencial para case de sucesso (mensal) — listar nomes
- Alunos pendentes de retorno — listar nomes
- Insights e Sugestões — ideias para otimizar o processo
Rotina Diária do CS
Como organizar seu dia a dia
Sua rotina diária deve seguir esta estrutura:
1
Abra o Trello e organize o dia
Verifique o que tem para fazer, adicione novas tarefas e priorize.
2
Verifique os grupos de WhatsApp
Responda mensagens pendentes dos alunos em até 10 minutos. Priorize quem está esperando há mais tempo.
3
Atualize o ClickUp
Registre qualquer informação nova: eneagrama informado, agendamento feito, fase mudou, observações.
4
Salve depoimentos imediatamente
Se algum aluno compartilhou resultado, print e salve no Drive na hora.
5
Conduza onboardings e reuniões agendadas
Siga o roteiro obrigatório. Confirme acesso à plataforma em tempo real.
6
Dê check nas tarefas concluídas no Trello
Mantenha o quadro atualizado para que a gestão veja seu progresso.
Reunião Semanal do CS
Toda segunda-feira às 16h, reunião de alinhamento com a equipe CS (máx. 30-40 min).
Quadro Resumo de Prazos
| Tarefa | Prazo | Frequência |
|---|---|---|
| Responder alunos no grupo | Até 10 minutos | Sempre |
| Recepção + boas-vindas | Imediato | A cada novo aluno |
| Agendar onboarding | 1 dia após entrada | A cada novo aluno |
| Envio pós-onboarding | Imediato após reunião | A cada onboarding |
| Copys pós-mentoria | Imediato após mentoria | A cada mentoria |
| Mecanismo de Influência | Logo após 1ª mentoria | Uma vez por aluno |
| Salvar depoimentos | Imediato | Sempre que enviado |
| Atualizar ClickUp | Diariamente | Diário |
| Acompanhamento semanal | Quinta-feira | Semanal |
| Relatório semanal | Sexta 12h | Semanal |
| Reunião CS | Segunda 16h | Semanal |
| Acompanhamento mensal (áudio Rafa) | Último dia do mês | Mensal |
| Conferência de contratos (ZapSign) | Semanal | Semanal |
| Verificar alunos a vencer | Última semana do mês | Mensal |
Materiais de Apoio ao Aluno
Manuais, guias e aulas da plataforma
Quando um aluno pedir ajuda sobre um tema específico (contornar objeções, personalidades, etc.):
1
Verifique na pasta de materiais
Procure se existe material sobre o tema solicitado.
2
Verifique as aulas da plataforma
Procure aulas relacionadas ao tema. Os títulos das aulas indicam o conteúdo.
3
Envie com explicação clara
Mande o link da aula e/ou material. Explique o que está enviando e por que vai ajudar.
Se o aluno pedir ajuda no mesmo tema pela segunda vez, pergunte educadamente: "Oi [nome], tudo bem? Eu tinha enviado aqui pra você sobre isso, você conseguiu dar uma olhada no material?" — nunca em tom acusatório.
Depoimentos e Provas Sociais
Registro de resultados dos alunos
⏰ Prazo: Imediatamente após envio no grupo
Sempre que um aluno enviar qualquer mensagem falando de resultado, fechamento, aplicação do método:
- Print imediato da mensagem
- Salve na pasta do Drive no mês correto
- Nomeie: Nome do Aluno + Especialidade
Importante: O Rafa usa a pasta de depoimentos em tempo real durante reuniões de venda. Ele abre, procura pela especialidade do prospect e mostra os resultados. Por isso a organização com nome + especialidade é fundamental.
FAQ — Perguntas e Respostas
Base oficial de respostas padronizadas
Fluxo ao receber uma dúvida do aluno
1
Consulte o FAQ primeiro
Use Ctrl+F para buscar a pergunta no documento do Notion.
2a
Se a resposta ESTÁ no FAQ
Use como base para responder. Adapte a linguagem ao contexto da pergunta do aluno, mas mantenha a essência da resposta oficial.
2b
Se a resposta NÃO está no FAQ
Envie a pergunta para a Kauany no privado. Após o retorno, registre imediatamente a nova pergunta e resposta no FAQ.
Muitas dúvidas são sobre o método. Como você está chegando, ainda não domina tudo — mas muita coisa já está no FAQ. Sempre consulte antes de perguntar à gestão.
Contratos de Prestação de Serviços
Formalização jurídica da mentoria
Cenário Normal — Automação
O contrato é criado automaticamente quando o comercial cadastra o aluno. O link de assinatura é enviado automaticamente no grupo. Sua ação: conferir se foi gerado e assinado corretamente.
Cenário Manual — Automação falhou
1
Solicite informações no grupo do CS
Peça dados de qualificação do aluno e condições da venda.
4
Insira o link no ClickUp
Para que o disparo automático envie no grupo do aluno.
⏰ Prazo: 1 dia após entrada do aluno
Tarefa Semanal de Contratos
Conferência geral pelo ZapSign + atualização na planilha (assinados vs. não assinados).
Alterações Contratuais
Quando o aluno solicitar alteração em cláusulas: valide primeiro com Kauany e/ou Jurídico. Só altere após aprovação formal.
Eventos Presenciais
Florianópolis — eventos mensais do Instituto
4 Tipos de Eventos
| Evento | Frequência |
|---|---|
| Formação Influência Máxima | Periódico |
| Acelerador Influência Máxima | Mensal |
| Estado da Alma | Periódico |
| Código do Poder | Periódico |
Linha do Tempo — O que fazer
2 meses antes
Criar evento na plataforma Even3 + Separar lista de alunos convidados (ativos + vencidos nos últimos 3 meses)
45 dias antes
Enviar copy com convite e link de inscrição no grupo de cada aluno
1 mês antes
Criar grupo oficial do evento no WhatsApp
Após inscrições
Inserir todos os inscritos no grupo oficial do evento
1 semana antes
Confirmar presença (copy no grupo de cada aluno inscrito) + Lista de nomes para crachá/certificado (Formação) + Formulário de expectativas
Dias antes
Enviar copys de aquecimento programadas no grupo do evento
Durante o evento
Recepção, relacionamento, confirmação com lista de presença, entrega de crachá (Formação)
Pós-evento
Copy de agradecimento + pesquisa de satisfação no grupo
Copys de Eventos
Emissão de Notas Fiscais
Quando o aluno solicitar nota pelo valor da mentoria
Não é automático. Só quando o aluno solicitar.
1
Aluno solicita nota no grupo
Antecipe-se e peça as informações necessárias.
2
Solicite os dados para emissão
Nome, CPF/CNPJ, E-mail e Endereço.
3
Envie para o grupo do CS
Solicite à gestão (Kauany) a emissão pela contabilidade.
4
Envie a nota ao aluno
Após receber a nota emitida, envie no grupo do aluno.
⏰ Prazo: Imediato após solicitação
Treinamento Premium (TP)
Live de vendas do Rafa — porta de entrada de novos alunos
O Treinamento Premium é uma live ao vivo de ~3h, realizada 2x por mês, sempre terças-feiras às 19h. É a principal porta de entrada para novos alunos.
Responsabilidades do CS
- Criar o grupo do TP quando solicitado pela gestão
- Enviar copys de aquecimento no dia anterior e no dia da live
- Enviar o link da live no grupo nos horários indicados
- Assistir a live ao vivo (quando possível, especialmente no início)
Links Úteis
Dica: Assista pelo menos uma live completa no início para entender a comunicação do Rafa e como ele lida com os alunos. Depois, se tiver sugestões, compartilhe — ele adora ideias do time!